Когда я столкнулся с бизнес-процессами, они показались мне таким же темным лесом, как в своё время регистры расчета. Я пустыми глазами смотрел на демо-пример от 1С, читал статьи в Интернете, и ничего не понимал.
Однако в бизнес-процессах нет ничего сложного. Это своё кристально чистое видение я попытаюсь передать и вам.
Уясните сразу, что бизнес-процессы - это всего лишь два новых объекта в 1С 80: бизнес-процессы и задачи. Причем задачи можно использовать самостоятельно и без знания бизнес-процессов. Их можно трактовать, как список задач для текущего пользователя.
По сути, бизнес-процессы - это управление задачами. Т.е. у пользователя есть задачи, он их выполняет, при их выполнении возникают новые задачи.
Бизнес-процесс рисуется в конфигураторе как блок-схема. В этой блок-схеме есть блоки начала и конца алгоритма, блоки выполнения (прямоугольные) и блоки условий. Чтобы бизнес-процесс мог стартовать, у него должна быть стартовая точка (одна или несколько).
Бизнес-процесс может находиться в одной или сразу нескольких точках (при параллельном выполнении).
Пользователь создает новый бизнес-процесс, и запускает его. Как только бизнес-процесс доходит до блока выполнения, он создает новую задачу, и адресует его тому исполнителю, который прописан в этом блоке выполнения. Как только исполнитель выполняет задачу, бизнес-процесс идет дальше по блок-схеме. Условия вычисляются программно на языке 1С (анализируются реквизиты бизнес-процесса). Вот и вся нехитрая механика.
Вы видите, что задачи порождаются при выполнении бизнес-процессов. Однако они могут использоваться и без них, например, создаваться программно или вручную. Они напоминают задачи MS Outlook.
Есть весьма хитрый системный механизм, который позволяет указать, каким пользователям адресована задача, чтобы одну задачу мог выполнить любой из пользователей, который может с ней справиться. Для этого используется переменная сеанса, в которой хранится текущий пользователь, регистр сведений, который указывает, какие роли может выполнять текущий пользователь и т.п.
Можно назначить задачу целому подразделению и она будет показана у всех пользователей подразделения.
Как соотносятся задачи и бизнес-процессы? Одному виду бизнес процесса соответствует один вид задачи, один вид задач может использоваться в нескольких бизнес процессах. Это странно, потому что в различных точках исполнения одного бизнес процесса мы можем ожидать разные задачи. Например, задача согласования может отличаться от задачи ввода первичных документов. Логичнее было бы привязывать разные задачи к одному бизнес-процессу. В демо-примере все сделано на одном виде задач. Если мы все же хотим использовать разные виды задач, можно использовать вложенные бизнес процессы.
Как видите, все очень просто.
Несколько советов «чайникам» :
· Посмотрите в режиме «Конфигуратор » демо-базу по бизнес-процессам с ИТС - познавательно. В режиме «Предприятие» можете не смотреть, особо ничего не поймете.
· У бизнес-процесс нужно обязательно указать вид задачи - без него конфигурация не сохранится. Сначала может использовать один вид задачи для всех бизнес-процессов.
· Чтобы бизнес-процесс мог стартовать, у него должна быть на карте маршрута хотя бы одна точка входа.
· Каждый блок бизнес-процесса можно назначить исполнителя. Он выбирается из реквизитов адресации задачи, вид которой подвязан к бизнес-процессу. Можно выбирать как исполнителя, пользователя, так и любой другой реквизит адресации, например, назначить задачу подразделению. Можно вообще не использовать системный механизм адресации, и самому определять, какие задачи доступны текущему пользователю. Системный механизм не универсальный, жизнь может продиктовать более сложную схему раздачи задач.
· У задачи нужно не только заполнить реквизиты адресации, но и выбрать основной реквизит адресации, например «Пользователь», выбрать регистр сведений для адресации, переменную сеанса, которая будет соотноситься с основным реквизитом адресации и иметь с ним один тип (!).
· Также не забудьте указать соотношения между реквизитами адресации задачи и измерениями регистра адресации, чтобы связь между задачей и регистром сведений заработала.
· Для контроля списка задач, адресованных текущему пользователю, можете использовать консоль отчетов по таблице всех задач «Задачи» и виртуальной таблице задач текущего (или указанного) пользователя «ЗадачаЗадачиПоИсполнителю ».
· Для отладки вы можете отключать признаки того, что бизнес-процесс стартовал или задача выполнена.
С чего начать
На самом деле самая большая сложность - это придумать бизнес-процесс, на котором можно начать изучать механику. Возьмите самый простой бизнес-процесс . Менеджер выписывает расходную накладную. Руководитель отдела должен ее утвердить. После утверждения расходная накладная проводится, и Кладовщик производит отгрузку. Если накладная не утверждена, она помечается на удаление, и бизнес-процесс завершается.
Алгоритм примерно такой:
0: Начало
А: Выполнение: Менеджер оформляет расходную накладную.
Б: Выполнение: Руководитель отдела утверждает накладную.
В: Условие: Если накладная утверждена, тогда Г иначе Д.
Г: Выполнение: Кладовщик выполняет отгрузку. Переход на Е.
Д: Конец: Завершение бизнес-процесса в статусе «Отмена».
Е: Конец: Нормальное завершение бизнес-процесса.
Флажок «Утверждена» можно вносить или в расходную накладную или в сам бизнес-процесс, как реквизит.
Что нужно проконтролировать :
· Когда вы запускаете бизнес-процесс, создаются задачи.
· Когда вы выполняете задачи, бизнес-процесс продвигается по карте маршрута (для этого нужно в форму бизнес-процесса вывести карту маршрута).
·
Задачи появляются только у тех пользователей, которым они адресованы (вот здесь мне пришлось попотеть).
Механизм бизнес-процессов (МБП) появился в составе "1C:Предприятие" в начале 2005 г., и можно утверждать, что это - очень перспективное и полезное новшество платформы. Его суть - автоматизация цепочек связанных операций, направленных на достижение общей цели, обычно в контексте организационной структуры, определяющей функциональные роли и связи. Автоматизация бизнес-процессов позволяет повысить качество организации работы и эффективность управления.
- · Повышение качества. Бизнес-процессы формулируют и реализуют правила выполнения отдельных операций и их взаимосвязь, что позволяет значительно сократить или даже полностью исключить из бизнес-процесса ошибки, обуславливаемые человеческим фактором. Простой список заданий позволяет сотрудникам сконцентрироваться на своих непосредственных обязанностях.
- · Повышение эффективности. С помощью механизма бизнесс- процессов можно формализовать организационную деятельность и возложить функции управления совместной работой сотрудников на прикладное решение, что ведет к более эффективному использованию рабочего времени.
- · Обеспечение новых возможностей. Данные о выполнении задач и о ходе бизнес-процессов могут служить основой для оптимизации организационной структуры предприятия, выявления "узких" мест и скрытых ресурсов. Таким образом, в полной мере реализуется методология процессного управления.
В целом использование механизмов бизнесс- процессов в прикладных решениях позволит предприятиям, в том числе и малым, перейти от традиционной функциональной модели управления к современной процессно-ориентированной схеме, качественно улучшив свою деятельность путем реинжиниринга и автоматизации бизнес-процессов.
Основные сведения о механизме бизнес-процессов в 1С
Бизнес-процессы в "1С:Предприятие" нужны для того, чтобы объединять отдельные операции (выписка счета, прием наличной оплаты, отпуск товара со склада и т. д.) в цепочки взаимосвязанных действий, приводящих к достижению конкретной цели (например, продажа товара за наличный расчет). Участие сотрудников в жизненном цикле бизнес-процесса достигается ролевой маршрутизацией.
Механизм бизнес-процессов в 1С обеспечивается сразу несколькими объектами конфигурирования: бизнес-процессы, задачи, регистр сведений и параметр сессии. Как правило, типы реквизитов адресации задачи и измерений регистра сведений назначаются ссылками на соответствующие справочники, поэтому к четырем вышеперечисленным видам добавляются еще справочники.
Основные объекты механизма бизнес-процессов - это бизнес-процессы и задачи. Они используют друг друга и еще три вспомогательных объекта - параметр сеанса, регистр сведений и справочники. Вспомогательные объекты не используют ни друг друга, ни основные объекты.
Задача предназначена для учета заданий и описывает способ их распределения по исполнителям с учетом организационной структуры предприятия. Адресация заданий сотрудникам определяется реквизитами, в которых можно предусмотреть многомерную ролевую маршрутизацию, например по ролям, рабочим группам, подразделениям, помещениям, филиалам и т. д. При этом задачи могут создаваться не только бизнес-процессами, но и другими объектами информационной базы и непосредственно пользователями. Более того, в общем случае исполнителем задания может быть не только сотрудник, но и любая внешняя система, например другая учетная система.
Понятие задачи фактически определяет лишь интерфейс взаимодействия бизнес-процесса с заданием, выполнение которого может быть, в общем случае, не связано с выполнением операций в самой системе. Например, бизнес-процесс по ходу своего выполнения может потребовать согласования какого-то вопроса с руководителем фирмы. Сформулированная таким образом задача будет, к примеру, адресована секретарю, который станет решать ее любыми доступными ему способами: по электронной почте, по телефону и т. д. Задача будет считаться выполненной, когда в систему поступят сведения о получении нужного согласования.
Объект "Бизнес-процесс" описывает логику выполнения операций для достижения той или иной цели и управляет жизненным циклом созданных бизнес-процессов (их экземпляров) от момента старта до момента завершения. Логика бизнес-процесса (взаимосвязь и последовательность обхода точек маршрута, условные переходы и пр.) наглядно описывается в виде карты маршрута, которая позволяет визуально описывать маршрут бизнес-процесса в виде связного графа и позволяет легко описывать алгоритмы условных переходов и реакцию бизнес-процесса на различные события.
Операции, выполняемые в ходе бизнес-процесса, представлены на карте маршрута точками действий, которые содержат информацию о том, кто и что должен сделать на данном этапе. Исполнитель может определяться персонально (Иванов) или с учетом ролевой маршрутизации («Кладовщик», "Руководитель отдела продаж"). При переходе бизнес-процесса на точку действия он автоматически формирует задачи, устанавливая в них предусмотренные реквизиты адресации. После того как исполнитель отметит задачу как выполненную, бизнес-процесс автоматически переходит к следующей точке маршрута в соответствии с картой.
В точке действия возможно также назначение групповых и коллективных задач. В первом случае действие должны выполнить все члены группы, - например, когда всем менеджерам нужно предоставить ежемесячный отчет. Во втором - действие должен выполнить только один из членов группы (например, завизировать документ у одного из старших менеджеров). В точке действия можно описать проверку необходимых условий выполнения задачи, интерактивный диалог с пользователем при переходе далее по маршруту и указать, например, какие документы следует открывать при активации задач, связанных с этой точкой маршрута бизнес-процесса.
Механизм бизнес-процесса в 1С допускает несколько видов маршрутизации.
- Жесткая. Бизнес-процесс имеет карту, не содержащую условных и параллельных переходов с жестко определенными адресатами для каждой точки маршрута. Отклонение таких бизнес-процессов не допускается.
- Свободная. Адресаты точки карты маршрута бизнес-процесса не установлены и определяются программно или интерактивно в течение жизненного цикла бизнес-процесса.
- Условная. Карта маршрута предусматривает проверку условий и переход по соответствующим ветвям. Переходы могут быть как бинарными (условие), так и множественными (выбор варианта)
- Параллельная. Карта маршрута предусматривает разделение бизнес-процесса на параллельные ветви с возможностью последующего слияния (ожидания). Продвижение бизнес-процесса по каждой из параллельных ветвей происходит независимо, по мере выполнения соответствующих задач.
Как правило, в реальных картах бизнес-процессов встречаются все эти типы маршрутизации.
Общая схема создания бизнес-процесса в 1С
1. Создаем регистр адресации
- a. Создаем формы
2. Создаем задачу
- a. Заполняем вкладку адресация
- b. Данные заполняем реквизитами передаваемыми между задачами и самим бизнес-процессом
- c. Создаем формы
3. Создаем бизнес-процесс
- a. Заполняем задачу, реквизиты, создаем формы
- b. Рисуем карту маршрута
Особенности адресации
Под адресацией обычно подразумевают объект, которому поручается конкретная задача. Адресация может быть как жесткой, в этом случае объект адресации назначается при ее формировании, так и произвольной, в этом случае задаче назначается не конкретный объект адресации, а, например, его роль, должность или иное значение, косвенно обозначающее круг объектов адресации, для которых формируется задача.
Для описания правил адресации используют регистр сведений. Для назначения адресации система ориентируется на измерения этого регистра, ресурсы и реквизиты самой системой для адресации не используются, хотя и могут присутствовать в регистре. Одним из измерений регистра должно быть измерение, хранящее конкретных исполнителей, дополнительные измерения будут использоваться для произвольной адресации. На сегодняшний момент на уровне системы не поддерживается периодика адресации. То есть регистр сведений, хранящий правила адресации, должен быть не периодическим.
Приведем простой пример: в качестве объектов адресации будем понимать сотрудников предприятия, работающих с программой. Если при создании задачи нам заранее известно, для какого сотрудника она создается, то этот сотрудник указывается в ее свойствах. Подобное назначение объекта адресации и называют жестким. Если же при формировании задачи конкретный сотрудник, по каким либо причинам не может быть указан, но все равно известно, что эту задачу должен выполнить кто-либо из отдела "Отдел продаж", то в качестве объекта адресации указывают как раз этот отдел. То, какие сотрудники в итоге получат это задание, будет зависеть от того, кто в каком отделе работает.
Пример адресации: если в качестве исполнителя задачи при ее формировании указывается конкретный объект адресации (сотрудник, пользователь системы), то в любом случае назначен будет он. Если конкретный исполнитель не указан, то вступает в действие механизм произвольной адресации. Система ориентируется на соответствие измерений регистра. Если в регистре адресации два измерения (одно для исполнителя, и еще одно для какого-либо признака адресации - например, подразделение), то задача будет назначена всем исполнителям, для которых в регистре есть записи с дополнительным признаком адресации.
Иногда важно иметь возможность назначать задачи исполнителям, которые работают с конкретными контрагентами и их контактными лицами. Пример такой адресации:
При указанных правилах адресации Иванов будет назначен исполнителем задач по "Мир" либо при указанном контактном лице "Директор", либо если контактное лицо указано не будет. По работе с контактным лицом "Кладовщик" исполнителем будет назначен "Петров".
Так как задачи создаются ради их назначения конкретным исполнителям, работающим с системой, необходимо своевременно оповещать пользователя о появлении новой задачи. Для этого система должна "знать" вошедшего пользователя. Ссылка на текущего пользователя должна храниться в параметре сеанса, значение которого необходимо инициализировать при старте системы. Кроме этого, так как в регистре адресации может быть несколько измерений, системе важно указать в котором из них необходимо искать пользователя-исполнителя.
Возможности применения Механизма бизнес-процессов.
Механизм бизнес-процессов - составная часть технологической платформы, а это означает, что его возможности могут стать доступными всем прикладным решениям, созданным на основе "1С:Предприятия 8". В целом Механизм бизнес-процесса нацелен на повышение эффективности разработки и сопровождения прикладных решений. Однако опыт его применения показывает, что наложение бизнес-процессов поверх готовых приложений вызывает определенные трудности: зачастую приходится по-новому смотреть на проектные решения и кое-что переделывать. Конечно же, в этом нет ничего удивительного - точно так же автоматизация предприятия, как правило, требует пересмотра общей схемы его функционирования. Для эффективного применения механизма бизнес-процессов желательно, чтобы процессная модель управления была изначально заложена в прикладное решение.
Само по себе проектирование бизнес-процессов требует не только знания основ конфигурирования "1С:Предприятия", но и хорошего понимания предметной области и конкретных потребностей заказчика. Фактически механизм бизнес-процесса стимулирует привлечение к работе по проектированию и настройке конкретных прикладных систем специалистов качественно иного уровня - бизнес-аналитиков, консультантов, а также менеджеров заказчика. Более того, положительный эффект от механизма бизнес-процесса для клиента проявляется даже тогда, когда он не участвует непосредственно в проектировании бизнес-процессов, а только применяет схемы, разработанные кем-то. Возможность формального описания действий системы и представления их структуры в визуальной форме позволяет заказчику лучше понять логику работы решения, в том числе проконтролировать правильность выполнения поставленной перед разработчиком задачи.
Таким образом, речь идет еще об одном ключевом направлении развития прикладных решений "1С:Предприятия" - повышении уровня их управляемости. Применение механизма бизнес-процесса дает возможность собирать качественно иную информацию о работе системы управления предприятием, на основе которой руководители могут проводить объективный анализ эффективности функционирования как организации в целом, так и отдельных ее сотрудников. Этот механизм позволяет перенести акцент с учетных задач на управление бизнесом в целом.
Подробнее познакомиться с механизмом бизнес-процессов, реализованным в "1С:Предприятии 8", разработчики и пользователи могут с помощью демонстрационной конфигурации, распространяемой на диске "Информационно-технологическое сопровождение" (ИТС). Там представлены несколько простых бизнес-процессов ("Продажа товара", "Поручение" и "Согласование" и др.), которые показывают различные варианты практического применения этого механизма.
На заметку программисту.
Порядок выполнения обработчиков бизнес-процесса
- Форма: перед выполнением
- Форма: перед записью (сначала на клиенте, затем на сервере)
- Модуль задачи: перед выполнением
- Бизнес-процесс: перед выполнением
- Модуль задачи: при выполнении
- Модуль задачи: перед записью
- Модуль задачи: при записи
- Бизнес-процесс: при выполнении
- Форма: после записи (сначала на сервере, затем на клиенте)
Интерактивные процедуры не выполняются в управляемом режиме.
Механизм бизнес-процессов автоматически формирует задачи по точкам маршрута в соответствии с настройками свойств адресации.
Однако в некоторых случаях встает необходимость программно переопределить стандартное создание задач. Для этого предназначены обработчики ПередСозданиемЗадач() и ПриСозданииЗадач()
.
Под согласованием понимается предварительная оценка проекта документа и/или получение согласия на его утверждение.
Бизнес-процесс согласования состоит из трех точек маршрута:
* определение списка рецензентов;
* cогласование рецензентами;
* обработка результата согласования.
В бизнес-процессе участвуют инициатор согласования и рецензенты.
После старта бизнес-процесс попадает на 1-ю точку маршрута, на которой инициатора согласования выбирает документ для согласования и определяет список рецензентов. После того, как инициатор выполняет свою задачу, бизнес-процесс переходит к следующей точке маршрута, на которой формируется по одной задаче для каждого из указанных рецензентов. При интерактивной активации задач рецензентов открывается форма для ввода текста согласования, после закрытия которой задача выполняется. После согласования у всех рецензентов, бизнес-процесс возвращается обратно инициатору для обработки результатов согласования.
После выполнения этой задачи бизнес-процесс завершается.
Так как исполнителей заранее определить нельзя, то в пояснении точек маршрута вписаны строки "Инициатор" и "Рецензенты" для того, чтобы сделать карту нагляднее. С этой же целью точке маршрута "На согласование" установлено свойство "Групповая", хотя реально оно не используется механикой бизнес-процесса, т.к. все задачи формируются программно.
Исполнителем первой и последней точки является инициатор бизнес-процесса. Исполнители точки "На согласование" определяются списком рецензентов, который составляет инициатор.
Формирование задач на точках "Определить список рецензентов" и "Обработать результаты" происходит в обработчике ПередФормированиемЗадач()
и отличается тем, что в первом случае свойство "Сотрудник" берется из параметра сеанса, а во втором - из свойства "Инициатор" бизнес-процесса:
Код 1C v 8.х Процедура ОпределитьСписокРецензентовПередСозданиемЗадач(ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, ФормируемыеЗадачи, СтандартнаяОбработка)
НоваяЗадача.ТочкаМаршрута = БизнесПроцессы.Согласование.ТочкиМаршрута.ОпределитьСписокРецензентов;
НоваяЗадача.Наименование = БизнесПроцессы.Согласование.ТочкиМаршрута.ОпределитьСписокРецензентов.Наименован
ие;
НоваяЗадача.Сотрудник = ПараметрыСеанса.ТекущийИсполнитель;
СтандартнаяОбработка = Ложь;
КонецПроцедуры
На точке "На согласование" задачи формируются в обработчике "ПриСозданииЗадач" путем перебора элементов табличной части "Рецензии":
Код 1C v 8.х Процедура НаСогласованиеПриСозданииЗадач(ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, ФормируемыеЗадачи, Отказ)
Для Каждого Элемент Из Рецензии Цикл
НоваяЗадача = Задачи.Задача.СоздатьЗадачу();
НоваяЗадача.БизнесПроцесс = ЭтотОбъект.Ссылка;
НоваяЗадача.ТочкаМаршрута = БизнесПроцессы.Согласование.ТочкиМаршрута.НаСогласование;
НоваяЗадача.Дата = ТекущаяДата();
НоваяЗадача.Наименование = БизнесПроцессы.Согласование.ТочкиМаршрута.НаСогласование.Наименование;
НоваяЗадача.Сотрудник = Элемент.Рецензент;
НоваяЗадача.РольИсполнителя = Элемент.РольИсполнителя;
НоваяЗадача.Подразделение = Элемент.Подразделение;
ФормируемыеЗадачи.Добавить(НоваяЗадача);
НоваяЗадача.Записать();
Элемент.Задача = НоваяЗадача.Ссылка;
КонецЦикла;
Записать();
Методология работы любой из программ 1С отражает последовательность проведения хозяйственных операций организации, которые при этом можно объединить в единую цепочку, называемую бизнес-процессом. Чтобы управлять бизнес-процессами, а также упорядочить и автоматизировать эту деятельность, в 1С был разработан специальный механизм.
Преимущества использования механизма регулирования бизнес-процессов в 1С
- Заранее заданная структура бизнес-процесса 1С определяет, согласно принятым процедурам, последовательность действий сотрудников, что обеспечивает системный и формализованный подход.
- Исключен пропуск какого-либо этапа, что не позволяет нарушать установленный порядок работы и существенно уменьшает вероятность возникновения ошибок.
- Постоянный, оперативный контроль, что и на каком этапе находится, а также оценка общего состояния выполняемого сегмента работы.
- Выявление неэффективных решений с последующей оптимизацией бизнес-процессов в 1С.
- Выстраивание (или моделирование) всей структуры бизнес-процессов по организации, что дает общее понимание для принятия управленческих решений разных уровней.
Прохождение в 1С бизнес процесса отображается посредством графической блок-схемы, называемой картой маршрута, которая дает наглядное представление, что, в каком порядке, при выполнении каких условий происходит. Карта маршрутов бизнес-процессов разделена на этапы. Этап в 1С отделен точкой маршрута, в которой нужно выполнить определенную задачу. Задача – это также объект карты маршрута в программе 1С. В задаче указывается исполнитель (или исполнители), кому адресована эта задача, сроки выполнения и важность. Исполнители – пользователи 1С. Адресатом задачи может быть назначен конкретный сотрудник, один из участников рабочей группы* (отдела, подразделения) или сотрудник, занимающий определенную должность (например, кассир, директор, кладовщик).
*Если задание должны выполнить все сотрудники рабочей группы, то такая адресация называется групповой.
Рассмотрим виды маршрутизации как цепочки действий (задач), которые нужно выполнить для реализации бизнес-процесса:
- Жесткая – бизнес-процесс 1С выполняется строго по определенному маршруту;
- Условная – реализация бизнес-процесса 1С зависит от выполнения условий. На маршруте условий может быть несколько, и у каждого – от двух и более вариантов выбора. В зависимости от этого будет построен маршрут;
- Параллельная – бизнес-процесс 1С может разделиться и идти по нескольким параллельным ветвям до конца маршрута или соединиться* вновь на каком-то этапе.
- Свободная – бизнес-процесс 1С не имеет маршрута, выполняясь в зависимости от поставленных задач, автоматически или вручную пользователями.
*Параллельный бизнес-процесс 1С может быть продолжен в точке соединения, например, только при условии ее достижения всеми входящими в него ветвями.
Работу бизнес-процесса 1С мы рассмотрим на примере операции типовой продажи в «1С:Управление торговлей 8.3» посредством демонстрационной базы с сайта ИТС 1С в редакции 11.3.2.193.
Карта начинается с пункта Старт, без которого бизнес-процесс не может быть начат (стартован). Точек старта может быть несколько, но в нашем примере условие выбора появляется после него, и продолжение маршрута зависит от результата заключения сделки.
Далее на блок-схеме присутствуют желтые прямоугольники – точки маршрута с указанием в них сотрудника*, который должен выполнить поставленную задачу. Все завершенные задачи будут заштрихованы. Конечная точка – Завершение. Белые прямоугольные сноски – справки – пояснение к точкам маршрута.
*Для простоты исполнителем на нашем примере схемы в желтых прямоугольниках везде указана должность «Менеджер», но на практике должности могут розниться, в зависимости от полномочий и обязанностей сотрудников, способных выполнить поставленную задачу.
Для запуска бизнес-процесса «Типовая продажа» требуется создание сделки с клиентом, поэтому сначала нужно установить или проверить настройки в соответствующем разделе нормативно-справочной информации (НСИ). Для этого в основном меню необходимо перейти в раздел «НСИ и администрирование – СRM и маркетинг – Настройка CRM» и последовательно установить флажки «Сделки с клиентами» и «Управление сделками».
В данном примере в разделе «НСИ и администрирование – Органайзер» имеется еще ряд настроек для бизнес-процесса, также отмеченных флажками:
- Подчиненные бизнес-процессы и задачи – возможность запускать подчиненные бизнес-процессы и задачи из текущего бизнес-процесса (можно создавать иерархические бизнес-процессы);
- Изменение запущенных бизнес-процессов – разрешение изменять задачи в уже запущенном бизнес-процессе;
- Дата начала задач – возможность изменения даты для старта выполнения задачи;
- Дата и время в сроках задачи – возможность введения сроков в задачах с точностью до минуты.
Помимо этого в рассматриваемом бизнес-процессе существует возможность получения почтовых уведомлений по новым и просроченным задачам. Для этого нужно установить соответственно флажки «Уведомлять о просроченных задачах по почте» и «Уведомлять исполнителей о новых задачах по почте». При необходимости по каждому пункту можно настроить (изменить) расписание получения почты.
Создаем сделку с клиентом (покупателем)
В разделе «CRM и маркетинг – Сделки с клиентами» в списке сделок нужно создать новую сделку и заполнить необходимые поля:
- «Клиент» – покупатель, с которым нужно заключить сделку;
- «Соглашение» – типовое или индивидуальное соглашение с покупателем и с условиями продажи;
- «Наименование» – наименование сделки;
- «Потенциал» – предполагаемый объем сделки в валюте управленческого учета;
- «Вероятность» – вероятность заключения сделки в процентах;
- Поле «Статус» на протяжении всей сделки имеет значение «В работе». В конечной точке статус должен быть изменен в зависимости от результата на «Выиграна» или «Проиграна»;
- В поле «Вид сделки» необходимо выбрать из перечня и установить значение «Типовая продажа».
После того, как карточка сделки будет сохранена, появятся две гиперссылки, отображающие текущее состояние сделки:
- «Этап» обозначает в текстовом виде;
- При переходе по гиперссылке «Карта маршрута бизнес – процесса» информация будет представлена в графическом виде.
На закладке «Участники» можно указать сторонние юр. лица, имеющие отношение к сделке (но это не обязательно).
Для продвижения бизнес-процесса нужно перейти в «Мои задачи» в разделе «Рабочий стол – Мои задачи».
Далее открыть новую задачу и заполнить реквизиты: дата начала и важность. Для выполнения этого этапа требуется создания первичного взаимодействия по сделке: перейти по ссылке «Взаимодействие…» и выбрать из списка нужный вариант (заполнение очень простое). Важно перед сохранением документа установить флаг «Рассмотрено».
Данный этап выполнен.
Далее по правой кнопке мыши в списке задач на этапе «Отразить первичный контакт по сделке» установить статус «Выполнено» (или кнопкой «Выполнено» в форме задачи), после чего автоматически будет создана новая задача . Эту задачу нужно заполнить и выполнить по аналогии с предыдущей.
Автоматически появится следующая задача «Подготовить предложение по сделке» . В форме этой задачи нужно перейти по ссылке .
Последовательно пройти следующие два этапа: «Провести презентацию по сделке» (презентация товаров) и «Согласовать условия продаж по сделке» (здесь есть возможность скорректировать коммерческое предложение), после чего список задач будет, как на рисунке ниже, и текущей задачей станет .
Данная задача требует оформления заказа клиента . Нужно открыть задачу и заполнить реквизиты. Далее создать заказ по ссылке «Создать заказ» . Заказ автоматически заполнится данными коммерческого предложения. Его нужно провести, отредактировав при необходимости. В случае предоплаты, потребуется ввод документа об оплате. Все товары в заказе будут со статусом «К обеспечению» . Завершить задачу, установив статут «Выполнено» .
Новой задачей станет этап . Для подтверждения этой задачи нужно наличие пакета документов «Коммерческое предложение», «Заказ клиента», «Реализация товаров и услуг» . В случае предоплаты еще и документ, подтверждающий оплату по сделке.
На форме задачи есть соответствующая ссылка «Документы по сделке» . Перейдя по ней в список документов, создадим документ реализации непосредственно из документа «Заказ клиента» . Для этого все товары в заказе нужно перевести в статус «Отгрузить» и по кнопке «Создать на основании» создать и провести реализацию товара. На форме списка нажать кнопку «Сформировать» . Произойдет обновление пакета документов по сделке. После этого задачу можно перевести в статус «Выполнено» .
Следующей будет задача . Здесь нужно выполнить проверку документов по оплате сделки при условии отсрочки платежка (также по ссылке «Документы по сделке» ). Выполнение этого этапа нужно при наступлении срока оплаты.
Последним этапом будет . Прямо из формы задачи по гиперссылке открыть сделку и изменить ее статус на «Выигранная» . Сохранить изменения в сделке. После чего установить задачу в статус «Выполнено» .
В заключении рассмотрим некоторые интересные особенности бизнес-процессов 1С
- Любую задачу исполнитель может переадресовать другому сотруднику (кнопка «Перенаправить» в форме задачи).
- В задаче можно настроить напоминание себе (кнопка «Напомнить») и в определенный момент получить сообщение. Более того, программисты могут настроить 1С таким образом, что пользователи будут получать оповещения о новых или просроченных задачах. В последнем случае, руководитель или сотрудник, которому поручено (перенаправлено) задание, может предпринять оперативные действия.
- Бизнес-процессы 1С могут быть запущены в автоматическом режиме. Это может быть реализовано с помощью регламентных заданий по расписанию или по событию в системе. Поэтому бизнес-процессы 1С удобно использовать для регулярных повторяющихся процедур. Бизнес-процесс 1С может вызываться другим бизнес-процессом. Для этого в одной или более исполняемых задачах родительского бизнес-процесса должен быть указан вызов подчиненного бизнес-процесса.
- Отметим, что разные этапы бизнес-процесса могут быть адресованы разным сотрудникам, и выполнение следующего действия (задачи) перейдет к другому сотруднику. Например, в случае необходимости предоплаты, без проведения бухгалтерией платежного документа отгрузка товара будет невозможна, а при отсрочке платежа отгрузку должен разрешить ответственный за это сотрудник.
Бизнес-процессы представляют собой удобный и очень эффективный инструмент управления и автоматизации различных процессов предприятия. Автоматизация бизнес-процессов позволяет упростить работу сотрудников, повысить прозрачность бизнеса для руководителей и собственников, что ведет к росту эффективности всего предприятия.
Подсистема «Конструктор процессов» позволяют автоматизировать как простые, так и сложные процессы любого предприятия, что позволяет руководителям и собственникам предприятия:
- Получить инструмент контроля над работой предприятия
- Получить информацию об «узких» местах в работе
- Принимать оперативные решения по оптимизации работы
- Повысить взаимозаменяемость сотрудников , выполняющих конкретные задачи
Сотрудникам предприятия автоматизация бизнес-процессов позволит:
- Упростить свою ежедневную работу за счет регламентации действий
- Получить удобный инструмент для быстрых и эффективных действий по решению ежедневных задач
- Быстро (автоматически) составлять отчетность по всем выполненным задачам
Подсистема «Конструктор процессов» позволяет в режиме «1С:Предприятие» без программирования, без необходимости внесения изменений в «Конфигураторе». В подсистеме могут быть созданы как простые так и очень сложные бизнес-процессы. Бизнес-процессы могут включать в себя другие подпроцессы. На рисунке ниже приведено изображение «1С:Управление нашей фирмой» с интегрированной подсистемой «Процессы».
Возможности подсистемы «Конструктор процессов» практически полностью соответствуют аналогичной подсистеме в другом нашем продукте — полнофункциональной системе электронного документооборота СЭД «Корпоративный документооборот». Более подробно о СЭД «Корпоративный документооборот» можно прочитать на отдельном сайте.
Бизнес-процессы позволяют выполнить эффективную автоматизацию бизнес-процессов предприятия и являются хорошим дополнением к 1С:УНФ.
Вы можете о Конструкторе бизнес-процессов
Форма бизнес-процесса содержит набор различных параметров и объектов. В зависимости от выбранного вида состав формы бизнес-процесса может отличаться, так как в виде процесса можно изменить наименования элементов или да же полностью скрыть некоторые элементы формы бизнес-процесса. Ниже мы будем приводить описание стандартного вида формы, без внесенных на этапе проектирования изменений в наименования элементов формы.
Для автоматизации бизнес-процессов в схему бизнес-процесса можно вносить изменения, добавлять и удалять различные маршрутные точки.
В точках схемы бизнес-процесса можно изменить названия и текст выдаваемых пользователям именно по этому бизнес-процессу заданий, а также изменить или создать новый состав исполнителей данного экземпляра процесса.
После отправки бизнес-процесса на выполнение, схема становится недоступной для редактирования. Кроме того, элементы схемы приобретают различные цвета. Выполненные элементы схемы закрашиваются серым цветом, элементы в которых в текущий момент происходит выполнение закрашиваются ярким желтым цветом, а не выполненные элементы (например, элементы, находящиеся на альтернативной ветви маршрута) становится прозрачными. Раскраска схемы обновляется после выполнения каждой задачи исполнителя что делает автоматизацию бизнес-процессов более наглядной и легкой к восприятию.
Параметры бизнес-процесса определяются на странице «Параметры» экранной формы. Один из основных параметров это «Описание бизнес-процесса». Текст данного параметра может использоваться как текст по умолчанию в создаваемых исполнителям задачах.
При редактировании текста заданий можно пользоваться разнообразными средствами для изменения размера и цвета шрифта, а также вставлять различные гиперссылки на внутренние и внешние объекты, а также картинки (для вставки картинок используйте пункт меню «Все действия»).
На этой же странице «Параметры» находятся такие параметры как «Инициатор» и «Контролер».
По умолчанию эти параметры заполняются ссылками на сотрудника, создавшего данный экземпляр корпоративного процесса, но, при необходимости, могут быть изменены на других сотрудников. Нажатие на гиперссылку «Контролер» приводит к копированию значения поля «Инициатор» в поле «Автор».
Одним из важных элементов бизнес-процесса является список ссылок процесса на объекты системы «1С:Управление нашей фирмой». Список ссылок на объекты «1С:УНФ» находится на закладке «Параметры» корпоративного процесса. Среди таких объектов могут быть документы и справочники «1С:УНФ».
Пользователи также могут добавить внешний файл. В случае выбора варианта «Добавить \ Внешний файл» откроется стандартное диалоговое окно выбора файла. Добавленный внешний файл будет загружен в базу данных и станет доступным исполнителям бизнес-процессов в формах из задач.
В форме бизнес-процесса можно создать (или отредактировать скопированный из вида процесса) список основных исполнителей. Стоит понимать, что в каждой конкретной маршрутной точке может быть указан и другой список исполнителей. Кроме того, в некоторых точках действия, можно указать, что исполнитель будет указан в одном из реквизитов (переменных) бизнес-процесса, при этом заполнить значение данного реквизита может другой сотрудник в своей задаче.
Список основных исполнителей используется по умолчанию при создании задач в маршрутных точках с типом «Действие» если в этих точка не указаны другие исполнители. В простых бизнес-процессах список основных исполнителей используется для всех точек и является единственным механизмом указания сотрудников, которые будут выполнять задачи данного процесса.
Список основных исполнителей можно заполнить нажатием на кнопку «Добавить». При этом список копирования зависит от установки флажков использования списка сотрудников, установленных в настройке вида процесса на закладке «Основные исполнители».
При нажатии на кнопку «Добавить» в основном списке будет открыто специально окно выбора исполнителя. Можно выбрать либо тип адресации «Простая адресация», либо тип «Ролевая адресация». В случае простой адресации можно выбрать конкретного исполнителя задач процесса, а в случае выбора ролевой адресации можно выбрать роль исполнителя и объекты адресации (например, «Руководитель проекта по модернизации цеха» или «Директор предприятия»).
Справа от списка исполнителей выводится фотография пользователя (установить картинку фотографии можно в форме справочника «Пользователи» нажав на кнопку «Дополнительные данные») и его контактные данные. Для ролевой адресации выводится стандартная картинка.
После отправки корпоративного процесса на исполнение, список основных исполнителей становится не доступным для редактирования. В форму также дополняется новый удобный элемент – список выданных исполнителям задач.
В список выданных исполнителям задач выводится список всех выданных по данному бизнес-процессу заданий. В список задач выводится и информация о текущем состоянии задачи, проценте их выполнения, дате фактического начала выполнения и другие параметры.
Используя список выданных задач, инициатор бизнес-процесса может оперативно отслеживать и просматривать состояние дел у исполнителей процесса. Все задачи в списке группируются в три группы: «Ожидают выполнения», «Находятся в работе» и «Выполненные задачи».
В форме бизнес-процесса можно просматривать и устанавливать реквизиты (переменные) процесса. Реквизиты процесса доступны на закладке «Реквизиты процесса». На данной закладке можно выбрать два вида отображения реквизитов – «Форма» и «Список». В случае выбора вида отображения «Список» все реквизиты выводятся в виде таблицы, а при выборе вида отображения «Форма» реквизиты добавляются как отдельные элементы формы.
При выборе вида отображения «Форма» реквизиты добавляются как отдельные элементы формы.
Начальные значения реквизитов копируются из их значений, заданных в виде процесса. При необходимости можно установить новые начальные значения реквизитов до отправки процесса на выполнение либо изменить их в процессе выполнения. В маршрутных точках с типом «Действие» можно указать, какие именно реквизиты процесса будут доступны исполнителям задачи для изменения или для просмотра.
Вся история изменения реквизитов процесса доступна при нажатии на гиперссылку «Показать историю изменения». В форме списка истории изменения реквизиты сгруппированы по их наименованиям, раскрытие группы реквизита приводит к показу истории его изменения, в которой присутствуют значения реквизита на определенную дату и комментарий о факте изменения.
Каждый экземпляр бизнес-процесса имеет свой журнал выполнения. Записи в данный журнал выполнения автоматически вносятся в ходе выполнения процесса, они также могут добавляться вручную при выполнении программного кода (например, в точках действия с типом «Обработка» или «Действие»). Журнал выполнения процесса при необходимости может быть распечатан, для печати процесса нажмите кнопку «Печать журнала» в нижней командной панели страницы «Статистика и журнал процесса», возможно также сохранение журнала в формат MS Excel.
В подсистеме «Процессы» также доступен журнал, содержащий записи всех экземпляров корпоративных процессов. Такой журнал размещен в подсистеме «Конструктор процессов», пункт «Журнал выполнения процессов».
В форме корпоративного процесса, на закладке «Статистика и журнал процесса» выводится текущая статистика выполнения процесса. В том числе длительность процесса, количество выданных и выполненных задач.
В форме бизнес-процесса размещено меню «Все действия». Через это меню можно выполнить ряд действий с процессом, например, вывести таблицу всех маршрутных точек и связей между ними (пункт «Показать сеть точек») либо выполнить другие действия.
При необходимости бизнес-процесс может быть перезапущен. Для выполнения перезапуска нажмите кнопку «Перезапустить» верхней командной панели инструмента. В таком случае все ранее созданные задачи будут отменены, а бизнес-процесс начнет выполнение с точки маршрута «Старт».
Запущенный бизнес-процесс может быть принудительно остановлен и завершен. Для выполнения такой операции нажмите кнопку «Завершить» верхней командной панели корпоративного процесса. Завершение процесса приводит к отмене и удалению всех выданных исполнителям задач и выполнению последней маршрутной точки «Завершение» в схеме бизнес-процесса.
Все бизнес-процессы располагаются в форме списка бизнес-процессов (пункт «Наши бизнес-процессы») что облегчает задачу автоматизации документооборота предприятия. Для выбранного процесса в форме списка также выводится текущее состояние процесса с помощью раскраски элементов схемы выполнения. Выполненные в схеме элементы раскрашиваются в серый цвет, элементы в которых на данный момент происходит выполнение раскрашиваются ярким желтым цветом, а элементы, которые не будут выполняться в данной схеме (например, при выборе другого маршрута в точке выбора) становятся прозрачными.
Для оперативного просмотра состояния задач в форме списка процессов можно переключить вид панели быстрого просмотра со значения «Маршрут процесса» в значение «Диаграмма выполнения».
Диаграмма выполнения строится в виде диаграммы Ганта по задачам исполнителей. Отрезки диаграммы строятся от времени первого открытия задачи пользователем и до момента выполнения задачи. Масштаб временной шкалы диаграммы может быть изменен нажатием правой кнопки мышки на её шкале и выборе пункта «Настройки».
В форме списка «Конструктор процессов» можно отключить вывод выполненных процессов, сняв пометку во флажке «Показывать завершенные процессы».
