Если перед вами стоит задача описать работу организации, у вас на руках огромное количество неупорядоченной информации. Вы в растерянности и не знаете, с какой стороны ко всему этому подступиться, советую следующую последовательность действий:

2. Определить какой тип модели бизнес процесса вам необходимо построить и выбрать список методологий, которые могут быть использованы при моделировании (используйте путеводитель, описанный ниже);

3. Сравнить методологии и нотации моделирования для вашего типа модели и выбрать подходящую для вас методологию:

• Методологии моделирования бизнес процессов верхнего уровня и потоков данных;
• Методологии моделирования потоков работ;
• Методологии моделирования структуры информации.

4. Построить модель.

Путеводитель по нотациям и методологиям

Для того, чтобы не запутаться во всевозможных методологиях и нотациях, которые используются для построения самых распространенных моделей организации (модели управления — бизнес процессы на верхнем уровне, модели потоков работ и информационной модели — структура информации), предлагаю путеводитель и его дальнейшую детализацию.

Если хотя бы одно название методологии, нотации вам не знакомо, то читайте далее, если все знакомо, но интересно и хочется освежить память, то бегло просмотрите.

Классические методологии

Несмотря на свое различие, в основном связанное с названием диаграмм и видов используемых объектов, современные методологии описания бизнес процессов практически идентичны и представляют из себя незначительные изменения классических стандартов.

Меня часто спрашивают - что почитать о бизнес-процессах?
Одним из лучших сайтов на просторах рунета является www.klubok.net . Я сам "вырос" на форуме и статьях этого сайта. Многие статьи не потеряли актуальности и сейчас. Начать учиться рекомендую именно с него.

А вот если говорить о книгах - то уверенно могу сказать лучшая книга о бизнес-процессах - это книга, написанная Репиным и Елиферовым: "Бизнес-процессы компании. Построение, анализ, регламентация".

Описание бизнес-процессов: стремление к простоте.

В статье рассмотрены вопросы выбора нотации для описания процессов с целью последующей регламентации. Сравниваются между собой часто используемые нотации Work Flow, такие как: «Простая блок-схема» в MS Visio, «Процедура» Business Studio, нотация ARIS eEPC и другие.

При сравнении нотаций основное внимание уделяется вопросам создания простых и понятных сотрудникам организации схем процессов.

Для бизнес-аналитиков компаний тезисы, обсуждаемые в статье, - это серьезный повод задуматься, насколько эффективны используемые ими подходы к разработке графических схем процессов организации.

Введение

Одной из важнейших целей формирования графических схем процессов является последующее их использование в регламентирующих документах организации. По этим схемам, как правило, работают сотрудники, которые не обучены сложным нотациям, не имеют навыков системного анализа и т.п. Для них очень важна простота и наглядность схем. Сложные, запутанные схемы, содержащие много различных условных обозначений, плохо воспринимаются людьми, что затрудняет их практическое использование. Поэтому для практических целей важным является корректный выбор и использование нотации (методики) описания процессов. По каким критериям следует выбирать такую нотацию? Как сравнивать разные нотации между собой? Рассмотрим несколько популярных нотаций и попытаемся ответить на эти вопросы.

Сравнение нотаций

Для сравнения были выбраны следующие нотации описания процессов:

1. «Простая блок-схема» (с отображением движения документов, с использованием блока «Решение»);
2. «Простая блока-схема» (без отображения движения документов, без использования блоков «Решение»);
3. «Процедура» системы Business Studio (один из возможных вариантов представления);
4. ARIS eEPC.

В качестве тестового примера был выбран простой и интуитивно понятный процесс. Результаты описания этого процесса представлены на рис. 1-4.

Рис. 1. Схема процесса в нотации «Простая блок-схема» в MS Visio (с движением документов, с использованием блока «Решение»).

На схеме рис. 1. Последовательность выполнения операций процесса во времени показана при помощи жирных стрелок, а движение документов - при помощи тонких пунктирных стрелок. Блоки «Решение» использованы классическим образом. Они отображают информацию (вопросы), от которых «зависит» последующий ход процесса. Такой подход к использованию «ромбиков» является весьма распространенным. Но фактически, вся логика принятия решений и формирования тех или иных выходов (документов) должна заключаться внутри операций процесса. Если задуматься, то ценность (смысл) рисования этих «ромбиков» не является очевидным. Что это за объекты: операции процесса, события? Вроде бы ни то, и не другое. Это скорее операторы принятия решения по какому-либо условию. Но ведь мы разрабатываем схему процесса для людей, а не пишем компьютерную программу на специальном языке. В компьютерной программе «ромбик» был бы полноценной операцией сравнения условий и т.п. Но на схеме процесса нужно показывать реальные объекты - процессы, выполняемые людьми, документы, информационные системы и т.п. Задумайтесь, корректно ли показывать «ромбики» отдельно от операции процесса на схеме? Вместо этого можно:

а) описать логику принятия решения в виде последовательность операций на схеме рассматриваемого процесса;
б) описать логику в виде схемы шагов соответствующего подпроцесса, переходя на уровень ниже;
в) описать логику текстом (в текстовых атрибутах операции) и в последующем вывести в регламент выполнения процесса.

Сформулируем «плюсы» и «минусы» рассмотренного выше (рис. 1.) способа использования «ромбиков».

«Простая блок-схема» в MS Visio (с движением документов, с использованием блока «Решение»)
«Плюсы»	«Минусы»
Наглядное отображение «логики» выбора тех или иных выходов процесса. Акцентирование внимания исполнителя на точку принятия решения/ветвление процесса в зависимости от условий.	Вынос логики принятия решения «наружу» операции процесса (некорректно с точки зрения формальной декомпозиции процессов). Неудобно документировать процесс (приходится дублировать «ромбики» текстом при формировании текстового описания операции). Схема процесса становится информационной перегруженной. «Ромбики» часто используются слишком формально, без реальной необходимости.

На рис. 2. показан пример того же самого процесса, только описанного без использования блоков «Решение» и документов. Легко проверить, что на этой схеме на 24 графических элемента меньше, чем на схеме рис. 1. Схема рис. 2. выглядит гораздо проще. От графических элементов не рябит в глазах, а с точки зрения информативности, эта схема вполне понятна и доступна конечному пользователю. Если для каждой операции процесса описать требования к ее выполнению текстом, то комбинируя табличную и графическую формы представления, можно вполне адекватно описать порядок исполнения процесса для сотрудников компании.

Рис. 2. Схема процесса в нотации «Простая блок-схема» в MS Visio (без движения документов, без использования блока «Решение»).

«Плюсы» и «минусы» графического представления процесса в форме, представленной на рис. 2., показаны ниже.

В целом, применение схем в формате, подобном представленному на рис. 2, является удобным как для разработчиков, так и для сотрудников, работающих по этим схемам.

На рис. 3. представлена схема процесса, сформированная в нотации «Процедура» среды моделирования Business Studio. Схема имеет несколько особенностей. Во-первых, блоки «Решение» использованы не стандартным образом - не как графический элемент для отображения вопроса и ветвления, а как полноценная операция процесса, связанная с принятием решений. В Business Studio «ромбик» обладает почти всеми атрибутами полноценного процесса, но не может быть декомпозирован (возможно, разработчики системы со временем сделают такую возможность). Использование «ромбика» (вместо четырехугольника) делает схему нагляднее. При этом в атрибуты «ромбика» можно внести любую текстовую информацию: описание, начало, завершение, требование к срокам и т.п.

Второй особенностью схемы процесса, представленной на рис. 3., является применение стрелок. Для отображения последовательности операций можно использовать стрелку с одним наконечником - стрелку «предшествования». Для отображения движения документов можно использовать стрелку с двумя наконечниками. Но именно в Business Studio можно пользоваться только одним типом стрелок - стрелками «предшествования». При этом к именованным стрелкам можно привязывать необходимое количество документов, которые определены в справочнике объектов деятельности. Такой подход дает возможность:

• существенно сократить количество графических элементов на схеме процесса, и при этом:
• вывести в регламент процесса необходимую информацию о входящих и исходящих документах.

Таким образом, не загромождая схему лишними элементами, мы можем, тем не менее, полно описать процесс и выгрузить в регламент всю необходимую информацию.

«Плюсы» и «минусы» графического представления процесса в форме, представленной на рис. 3., показаны ниже.

Рис. 3. «Процедура» системы Business Studio (вариант с нетрадиционным использованием блоков «Решение»).

В случае применения Business Studio, нотация «Процедура» может быть использована несколько по-разному. Автор статьи склоняется к подходу, представленному на рис. 3.

На рис. 4 представлена схема рассматриваемого процесса, разработанная в нотации ARIS eEPC. Заметим, что на схему не поместились некоторые операции процесса. Эта неполная схема простейшего процесса, выполненная в нотации ARIS eEPC, содержит четыре оператора логики и восемь событий! Сотрудник, читающий схему, должен уметь правильно интерпретировать все эти логические операторы. Без специального обучения и наличия некоторых навыков чтения подобных схем, рядовой сотрудник вряд ли сможет понять логику рассматриваемого процесса без подробного текстового описания или помощи квалифицированного бизнес-аналитика.

Заметим, что схема процесса в нотации ARIS eEPC занимает существенно больше места, чем схемы, представленные на рис. 1-3. Трудоемкость формирования такой схемы так же существенно выше.

Схема процесса в нотации ARIS eEPC (построена в Business Studio)
«Плюсы»	«Минусы»
При формировании схемы выдерживается строгая, формальная логика процесса. Четко определены все события, возникающие по ходу процесса.	Сложность восприятия. Значительная трудоемкость формирования схемы. У сотрудников должны быть специальные навыки и опыт интерпретации подобных схем. Информационная избыточность. Занимает слишком много места, что неудобно для документирования.

В целом, если Вы не собираетесь покупать SAP R/3, то выбор и использование нотации ARIS eEPC не является, с точки зрения автора статьи, оптимальным решением. Стоит обратить внимание на более наглядные и интуитивно понятные исполнителям нотации описания процессов. Впрочем, кому-то нотация ARIS eEPC может показаться более наглядной и понятной. До определенной степени, это вопрос вкуса.

Рис. 4. Схема процесса в нотации ARIS eEPC (построена в Business Studio).

Описание процесса для целей последующей автоматизации

Интересно посмотреть на рассматриваемую схему процесса в случае, если она описана в нотации BPMN 2.0. Это нотация предназначена для описания «исполняемых» процессов, т.е. процессов которые поддерживает система BPM.

Своим мнением об использовании BPMN 2.0. делится А.А. Белайчук - Генеральный директор компании «Бизнес-консоль»:

На рис. 5 изображен тот же процесс в нотации BPMN. Как мы видим, этот рисунок похож на рис.1: в нотации BPMN задачи изображаются прямоугольниками, развилки - ромбами, данные - пиктограммой, похожей на документ. Потоки управления - сплошные линии, потоки данных - пунктирные. Надо учитывать, что на этой диаграмме задействована только малая часть нотации BPMN: только один вид развилок из 5 имеющихся в палитре, один вид задач из 8. Помимо более широкой палитры, эту нотацию отличает возможность моделировать не только изолированный поток работ, но также несколько процессов, взаимодействующих друг с другом через сообщения или данные. Кроме того, эта нотация более строгая: в ней определены не только значки, но и правила, по которым они могут сочетаться друг с другом. Необходимость таких правил диктуется тем, что нотация BPMN ориентирована не только на то, что ее будут читать люди, но и на непосредственное исполнение специальным программным обеспечением - «движком» BPM-системы. В то же время, как показывает данный пример, при использовании ограниченного подмножества палитры BPMN оказывается не сложнее привычной блок-схемы. Ну а тем, кто хочет освоить BPMN профессионально, мы рекомендуем специализированные тренинг www.bpmntraining.ru .

Рис. 5. Схема процесса в нотации BPMN 2.0.

Практика жизни

На рис. 6 показан фрагмент схемы процесса, разработанный бизнес-аналитиками вполне конкретной компании в придуманной ими нотации. Схема построена с применением принципов «Простой блок-схемы» - применяется блок «Решение» в своем классическом варианте. Кроме этого, на схеме представлено множество других условных обозначений, использованных не совсем стандартным образом.

При формировании схемы рис. 6, бизнес-аналитики очевидно, «боролись» за наглядность и максимальную понятность для рядового пользователя. Они стремились свести к минимуму, или вообще отказаться от текстового комментария к схемам процессов. Исполнителям просто печаталась схема формата А3, при чтении которой все сразу становилось понятно: что делать, как, какие документы использовать и т.п.

Рассматриваемая схема не является, конечно, образцом простоты и наглядности. Но она была сформирована, чтобы донести максимум полезной информации для исполнителей процесса.

Выводы

Итак, очевидно, что при описании процессов нужно стремиться к простоте и понятности для сотрудников.
Использование сложных, формализованных нотаций при описании процессов приводит к:

• трудностям при использовании (интерпретации) схем рядовыми сотрудниками;
• невозможности (сложности) организации работ по описанию процессов силами сотрудников подразделений, не прошедших специальное обучение;
• значительному увеличению трудозатрат бизнес-аналитиков на формирование схем;
• дополнительным сложностям при документировании схем (большой объем и т.п.);

Поэтому не стоит загромождать схему процесса различными графическими элементами. Но уже если их использовать, то лучше, чтобы они несли полезную информацию для сотрудников, а не были просто следствием формального применения нотаций моделирования.

В.В. Репин , к.т.н., доцент, Исполнительный директор ООО «BPM Консалтинг Групп », зав. кафедрой Управления бизнес-процессами НОУ ВПО «ИЭФ «Синергия», основатель портала www.FineXpert.ru

Именно эти простые принципы я и пытаюсь донести до руководителей предприятий, которые очарованные красивыми презентациями программных продуктов зачастую забывают, что часто простой чек-лист лучше 10 страниц регламентов.

8. Выберите преимущества формального подхода к формиро­ ванию бизнес-модели предприятия:

9. Недостатками гуманитарного подхода к формированию бизнес-модели предприятия являются:

Тема 2. Процессная бизнес-модель предприятия

2.1. Эволюция организации бизнеса

2.2. Процессный поход к управлению, сущность понятия «бизнес-процесс»

2.3. Классификация бизнес-процессов предприятия

2.4. Управление бизнес-процессами предприятия

Ключевые факторы успеха (кфу)

2.5. Оценка эффективности управления бизнес-процессами

Тема 3. Основы моделирования бізнес-процессов

3.1. Сущность и необходимость моделирования бизнес-процессов

3.2. Нотации создания бизнес процессов

3.3. Современные методологии моделирования бизнес-процессов

Бизнес-процессов

Методология sadt

Методология idef3

2. Выберите предметные области моделирования:

Тема 4. Методология управления качеством бизнес-процессов

4.1. Системы концепции совершенствования бизнес-процессов

Система «канбан»

Система «5s»

Система «три»

Система «кружкикачества»

Цикл pdca

Цикла Шухарта-Деминга

Система «шесть сигм»

В концепции Six Sigma

Система «кайдзен»

4.2. Инструменты управления качеством бизнес-процессов

Гистограмма

Контрольные карты

Стра тификация

Диаграмма исикавы

Диаграмма парето

4.3. Методологический инструментарий управления качеством отдельных бизнес-процессов

17. Что представляет собой концепция «Шесть сигм»?

18. Выберите последовательность действий при использова­ нии колеса Деминга:

20. Сколько циклов содержит цикл Шухарта-Деминга?

Тема 5. Ресурсная бизнес-модель предприятия

5.1. Ресурсный подход в управлении предприятием

5.2. Сущность, виды и структура ресурсов предприятия

5.3. Зависимость результативности деятельности предприятия от ресурсов

5.4. Формирование ресурсной бизнес-модели предприятия

5.5. Оптимизация распределения сырьевых ресурсов на предприятии

Тема 6. Информационная бизнес-модель предприятия

6.1. Основные понятия и элементы информационной бизнес-модели

6.2. Информационная среда экономической деятельности предприятий

6.3. Информационные системы: развитие, виды, характеристика

6.4. Облачные вычисления - бизнес платформа XXI века

6.5. Формирование информационной бизнес-модели предприятия

11. Что представляет собой информационная индустрия?

Тема 7. Матричная бизнес-модель предприятия

7.1. Основные понятия и виды матричных моделей в экономике

7.2. Матричные инструменты в системе управления предприятием

Матрица приоритетов

7.3. Экономические матричные модели в оценке эффективности деятельности предприятия

7.4. Формирование матричной бизнес-модели предприятия во внешней среде

1. Что понимают под матричной мо­делью?

2. Что представляет собой матричная диаграмма?

14. На рисунке представлена матрица показателей. Расставьте показатели по степени важности для начала действий по совер­ шенствованию.

Тема 8. Компетентностная («3d») бизнес-модель предприятия

8.1. Сущность и основные элементы компетентностной («3d») бизнес-модели предприятия

Компетенциями

8.2. Методический подход к формированию компетентностной («3d») бизнес-модели

Приложение д

Предприятия

3.2. Нотации создания бизнес процессов

Модель - это отображение, какого либо процесса, создаваемое для решения задач. Для создания моделей используются специализи­рованные языки, такие как графика, схемы, таблицы или текстовые описание и называются «нотацией» описания бизнес процесса.

Под методологией (нотацией) создания модели (описания) биз­нес-процесса понимается совокупность способов, при помощи кото­рых объекты реального мира и связи между ними представляются в виде модели. Для каждого объекта и связей характерны ряд парамет­ров (атрибутов) отражающих определенные характеристики реаль­ного объекта (номер объекта, название, описание, длительность вы­полнения (для функций), стоимость и др.).

Модель бизнес-процесса - прикладное представление (в за­данной нотации) исполняемых предприятием работ.

В практике деятельности предприятий применяются модели разной направленности:

модель бизнес-процессов верхнего уровня - агрегирован­ная, наиболее общая модель бизнес-процесса предприятия;

модель бизнес-процесса алгоритмическая, отражающая со­став и логику выполнения предприятием работ при его реализации;

модель бизнес-процесса потоковая, отражающая материаль­ные, финансовые и информационные потоки объектов;

модель бизнес-процесса функциональная, отражающая функциональный состав бизнес-процесса, закрепление функций про­цесса за исполнителями.

В современных условиях модели стали рассматриваться как но­вый вид регламентационных документов. В тех случаях, когда модель разрабатывается с помощью специальной программы, ее применяют как электронный регламент. А в части применения подобных моде­лей стала развиваться специальная методология - биз­нес-инжиниринг.

Формы описания бизнес-процесса:

текстовая;

табличная;

алгоритмическая.

Для детализации процесса текстовое описание дополняется опи­санием в виде таблицы или алгоритмической схемы.

Применение табличной формы (рис.3.2) делает описание про­цесса четким и упрощает его восприятие. Каждый параметр процесса отражается в отведенном столбце таблицы, а не «размывается» в тек­сте.

Описание бизнес-процесса	Ответствен­ный испол­нитель	Входная ин­формация	Срок ис­полнения	Исходящая документация результат	Потребитель результата бизнес-процесса

Рис. 3.2. Пример табличного представления бизнес-процесса

Использование алгоритмических схем (рис. 3.3; 3.4) целесооб­разно в случаях, когда последовательность выполнения бизнес-процесса (подпроцессов, процедур) допускает вариантность исполне­ния (последовательное выполнение сочетается с параллельным, ветв­ление процесса и т. д.). Алгоритмические схемы призваны отобразить логическую связь процессов, к тому же они более наглядные и «чита­емые».

Использовать исключительно одну форму - текстовую, таб­личную или алгоритмическую - нецелесообразно. Текстовая форма не столь наглядная и не структурированная, в табличной трудно отра­зить логическую и временную взаимосвязь процессов и поэтому трудно обойтись без алгоритмической схемы.

Если применять только алгоритмическую схему, на ней необхо­димо будет указать все существенные параметры процесса - испол­нителей, входы, выходы, поставщиков, клиентов и т. д. В результате схема получится громоздкой и «трудночитаемой», что снизит ее практическую ценность.

Для составления алгоритмических схем используют специаль­ные графические элементы (рис. 3.5), совокупность которых опреде­ляет нотацию моделирования. Наиболее популярными для описания бизнес-процессов являются: алгоритмическая блок-схема, Basic Flowchart, Cross-Functional Flowchart, Event-driven Process Chain,

IDEFO, 1DEF3, Data Flow Diagrams, Work Flow Diagram. Выбор нота­ции моделирования зависит от его целей и от программного продук­та, применяемого для этого. Обычно используют 3^1 и более нота­ций.

Наиболее распространенные нотации детализации (способы описания бизнес-процессов) - это представление процессов как ал­горитмов в виде блок-схем и описание процесса в виде потока объек­тов. Под потоком объектов понимается информация, документы, дру­гие ресурсы.

Наиболее популярная нотация моделирования бизнес-процессов, основанная на методологии структурного анализа SADT. Методология IDEF0 — это методология моделирования, позволяющая создать функциональную модель, отображающую структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающие эти функции (на рисунке представлена графическая диаграмма в нотации IDEF0 — пример реализован в системе Business Studio, которая включает в себя функции программы для построения IDEF0). Бизнес-процессы в нотации IDEF0 представляются в форме прямоугольника, а стрелки отражают связь с другими процессами и внешней средой. Особенностью нотации является:

• Возможность декомпозировать процессы на подпроцессы и, таким образом, строить иерархические модели бизнес-процессов;
• Выделение четыре типов стрелок: три типа входов — вход, управление и механизм (это позволяет более гибко описывать логику использования входов в процессе в целях последующего анализа), и выход.

Нотация IDEF0 используется для создания верхнего уровня модели бизнес-процессов. Построение IDEF0-диаграммы верхнего уровня обеспечивает наиболее общее или абстрактное описание объекта моделирования. На нижнем уровне для описания алгоритма (сценария) выполнения процесса допустимо сменить стандарт IDEF0 на нотацию Процесс, Процедура, EPC или BPMN 2.0.

С методологией SADT можно подробно ознакомиться в монографии Дэвида А. Марка и Клемента МакГоуэна «Методология структурного анализа и проектирования SADT».

Модель AS-IS или модель «как есть» представляет собой модель бизнес-процессов на момент обследования предприятия и строится с целью понять, как функционирует данное предприятие с позиций системного анализа. Эта модель строится с целью выявления ошибок и узких мест, а также формулировки предложений по улучшению ситуации.

Во второй главе настоящего практикума при изучении методологий и технологий проектирования мы уже строили модель этого бизнес-процесса. Поэтому в этой части пособия мы только уточним эту модель, используя полученную в процессе сбора информацию.

Контекстная модель:

Название: Реализация готовой продукции со склада.

Цель: Увеличение продаж.

Точка зрения: Начальник отдела продаж.

Входные данные: копия накладной, копия договора, заказ.

Выходные данные: требование, счет, выписка из журнала, отчет, отказ от выполнения заказа.

Управление: номенклатура крепежных изделий, текущая цена крепежных изделий, устав предприятия, положение об отделе продаж.

Механизмы: сотрудник отдела продаж.

Контекстная модель представлена на рисунке 18.

Рис.18. Контекстная диаграмма

Перейдем к построению диаграммы декомпозиции. Обработав анкеты, мы можем идентифицировать основные функции: проверка готовности заказа, организация оплаты, организация выдачи, подготовка отчетов. Диаграмма декомпозиции представлена на рисунке 19.

Рис.19. Диаграмма декомпозиции

Проанализируем интервью и рассмотрим реальную технологию работ сотрудника отдела продаж. На основании этих данных можно декомпозировать основные функции. Основная функция «Проверка готовности заказа» может быть декомпозирована на следующие действия: выборка договоров на текущую дату, прием заказов на текущую дату, сверка с журналом готовой продукции. Декомпозиция представлена на рисунке 20.

Основную функцию «Организация оплаты» можно декомпозировать на следующие действия: подсчет суммы оплаты, выставление счета, оплата счета. Основную функцию «Организация выдачи» декомпозируем так: выписка требования, сообщение на склад о подготовке товара, подготовка выписки для отдела договоров, изменение в журнале продаж. Основную функцию «Подготовка отчетов» декомпозируем на такие действия: анализ данных, выборка данных, печать отчетов. Соответствующие диаграммы представлены на рисунке 21, 22, 23.

Рис.20. Диаграмма декомпозиции A1

Рис.21. Диаграмма декомпозиции A2

Рис.22. Диаграмма декомпозиции A3

Рис.23. Диаграмма декомпозиции A4

Поскольку перед проектировщиками поставлена цель автоматизации документооборота, то, прежде чем декомпозировать процессы, имеет смысл рассмотреть модель документооборота. При этом, можно пойти двумя путями: рассмотреть отдельную модель документооборота и декомпозировать отдельные бизнес-процессы с помощью построения DFD-диаграмм.

⇐ Предыдущая567891011121314Следующая ⇒

Похожая информация:

Поиск на сайте:

Нотация ARIS Value-added Chain Diagram (ARIS VAD)

На рис. 2.30 представлена одна из важнейших нотаций ARIS - нотация ARIS VAD. Диаграмма цепочки процесса, добавляющего ценность, использует­ся при описании бизнес-процессов организации на верхнем уровне. Как прави­ло, консультанты, использующие ARIS, рекомендуют выделять шесть-восемь бизнес-процессов верхнего уровня и описывать их в нотации ARIS VAD. За­тем выполняется декомпозиция полученных процессов верхнего уровня в но­тации ARIS VAD или ARIS еЕРС.

Модели AS-IS и ТО-ВЕ

Рассмотрим объекты нотации ARIS VAD, представленные на рис. 2.30.

Основным объектом нотации ARIS VAD является Value-added chain - процесс или некоторая группа функций организации, которая служит для получения добав­ленной ценности. Объекты соединяются между собой пунктирной стрелкой, кото­рая имеет тип is predecessor of («является предшественником»). Этот тип связи по­казывает, что один процесс - предшественник другого. Очевидно, однако, что на практике все основные процессы цикличны. Кроме того, они имеют обратные свя­зи. Поэтому термин is predecessor of, на наш взгляд, является неудачным.

Между процессами, приведенными на рис. 2.30, могут быть отображены пото­ки материальных ресурсов и информации, для описания которых можно вос­пользоваться объектами типа Cluster и Technical term, соответственно. Для опи­сания инфраструктуры, необходимой для выполнения процесса, в данном приме­ре выбраны типы объектов Product/Service и Information service. Выбор типов объек­тов для отображения реальных потоков является в достаточной степени услов­ным. Очень важно в начале работ по моделированию процессов определиться, какие именно типы объектов будут использованы и какие объекты реального мира они будут отображать. Так, в случае примера, приведенного на рис. 2.30, можно было бы показать все потоки (информационные и материальные) при помощи объектов типа Technical term.

На рис. 2.30 показаны также объекты Organizational unit, отображающие под­разделения, выполняющие соответствующие процессы.

Объекты соединяются между собой при помощи связей определенного типа (см. рис. 2.30). Например, информационный поток, отображаемый объектом Cluster, является входящим для первого процесса и связан с ним при помощи стрелки типа is input for («является входом для»). Другой пример - тип связи executes («исполняет») между объектами Value-added chain и Organizational unit. Тип связи is used by показывает, что Product/Service используется процессом и т.д. Таким образом, в методологии ARIS важнейшим требованием является корректный выбор и дальнейшее использование связей и объектов определенного типа.

На рис. 2.31 представлен пример модели верхнего уровня, выполненный в нотации ARIS VAD. Вы уже знакомы с этим процессов. Выше, на рис. 2.16, этот же процесс представлен в нотации IDEF0.

88____________________________ ВВ. Репин, В.Г. Елиферов

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов________________________________ 89

Принципы построения диаграммы процесса верхнего уровня в нотации ARIS VAD существенно отличаются от нотации IDEF0. Так. в нотации ARIS VAD стрелки могут входить в любую сторону объекта Value-added chain. (Напомним, что в нотации IDEF0 каждая сторона объекта Activity (функция) имеет глубоки и смысл). На рис. 2.32 представлена ситуация, возможная в нотации ARIS VAD. когда на диаграмме процесса приводится множество обратных связей, которые понятны только аналитику, создавшему модель.

Указанный недостаток нотации ARIS VAD можно исключить, заранее ого­ворив возможность специального использования обратных связей, как, напри­мер, на рис. 2.33. Отметим, что у специалистов по ARIS такой подход может вызвать критику, так как противоречит нотации. Но мы придерживаемся той точки зрения, что это вполне допустимо, так как модели верхнего уровня в нотации ARIS VAD реально могут быть использованы лишь в качестве простей­шего способа графического изображения цепочки процесса.

Заканчивая обзор нотации ARIS VAD, еще раз акцентируем внимание на том, что указанная нотация в большей степени носит иллюстративный характер и не предназначена для создания комплексных моделей процессов верхнего уровня организации.

90 В.В. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

2.7.2. Нотация ARIS еЕРС - расширение нотации IDEF3

Нотация ARIS еЕРС (extended Event Driven Process Chain) - расширенная цепочка процесса, управляемого событиями.

Нотация разработана специалис­тами компании IDS Scheer AG, Германия, в частности, профессором Шеером. В табл. 2.2 приводятся основные объекты, используемые в рамках нотации.

Таблица 2,2 Основные объекты, используемые при построении диаграмм еЕРС

Помимо основных объектов, указанных в табл. 2.2, при построении диаграм­мы еЕРС могут быть использованы многие другие объекты. На практике приме­нение большого числа объектов различных типов нецелесообразно, так как это значительно увеличивает размер модели и затрудняет ее прочтение.

91

Для понимания смысла нотации ARJS сЕРС рассмотрим основные используе­мые типы объектов и связей (рис. 2.34-2.38). На рис. 2.34 представлена простей­шая модель ARIS еЕРС, описывающая фрагмент бизнес-процесса предприятия.

Из рис. 2.34 видно, что связи между объектами имеют определенный смысл и отражают последовательность выполнения функций в рамках процесса. Стрел­ка, соединяющая Событие 1 и Функцию 1, «активирует» (activates) или иници­ирует выполнение Функции 1. Функция 1 «создает» (creates) Событие 2, за которым следует символ логического оператора «И», «запускающий» выпол­нение Функций 2 и 3.

Внимательный анализ нотации ARIS еЕРС показывает, что она практически не отличается от нотации IDEF3. Важнейшим отличием ARIS еЕРС является наличие объекта «событие» (event). Этот объект служит для отображения в модели возможных результатов выполнения функций, в зависимости от которых выпол­няется та или иная последующая ветвь процесса. Нотация ARIS еЕРС называет­ся, очевидно, расширенной именно вследствие наличия в ней объекта «событие» (в IDEF3 такого объекта нет). На рис. 2.35 приводятся примеры применения символов логики и событий при построении моделей в нотации ARIS еЕРС.

При построении моделей в ARIS еЕРС необходимо соблюдать следующие правила:

1. Каждая функция должна быть инициирована событием и завершаться
событием;

2. В каждую функцию не может входить более одной стрелки, «запускаю­
щей» ее выполнение, и выходить не более одной стрелки, описывающей
завершение выполнения функции.

Кроме этих правил, существуют и другие важные требования к формирова­нию моделей в ARIS. Их можно изучить с помощью методического материала «Методы ARIS». который устанавливается на компьютер одновременно с демо-версией продукта, а также в .

На рис. 2.36 показано применение различных объектов нотации ARIS еЕРС при создании модели бизнес-процесса.

92____________________________ ВВ. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

Из рис. 2.35 и 2.36 видно, что бизнес-процесс в нотации ARIS еЕРС представ­ляет собой последовательность процедур, расположенных в порядке их выполне­ния. Следует отметить, что реальная длительность выполнения процедур в ARIS еЕРС визуально отражена быть не может. Это приводит к тому, что при создании моделей возможны ситуации, когда на одного исполнителя будет возложено вы-

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов___________________________________ 93

полнение двух задач одновременно. Используемые при построении модели СИМ-ЮЛЫ логики позволяют отразить ветачение и слияние бизнес-процесса. Для по­лучения информации о реальной длительности процессов и визуального отобра­жения загруженности персонала в процессе можно использовать другие инстру­менты описания, например диаграммы Гантта в системе MS Project.

Рассмотрим примеры применения нотации ARIS еЕРС для описания биз­нес-процессов. На рис. 2.37. представлен бизнес-процесс обработки заказа кли­ента. Этот же процесс изображен в нотации IDEF3 на рис. 2.23.

Процесс начинается с события «Поступил заказ клиента». Это событие ини­циирует функцию «Выполнить учет заказа в системе», которую выполняет менед­жер Отдела сбыта. Для выполнения работы он использует «Систему учета зака­зов». Результат выполнения функции отображается событием «Учет заказа вы­полнен». После этого менеджер Отдела сбыта выполняет функцию «Выполнить анализ на соответствие номенклатуре». Результатом выполнения функции явля­ются два альтернативных события «Заказ соответствует номенклатуре» и «Заказ не соответствует номенклатуре». Процесс ветвится. Для отображения ветвления процесса используется символ логического оператора - исключающее «ИЛИ».

Функция «Уведомить клиента о невозможности выполнения заказа» может выполняться в двух случаях: 1) заказ не соответствует номенклатуре и 2) произ­водство невозможно. Для отображения на схеме процесса этих вариантов ис­пользуется символ логического оператора «ИЛИ» и т.д.

Как видно из рис. 2.37, схема процесса в ARIS еЕРС отличается от схемы в IDEF3 наличием объектов: событий, документов, прикладных систем и долж­ностей. Схема в ARIS eEPS визуально предстаатяется более информативной и воспринимается лучше, однако размер этой схемы существенно превышает раз­мер схемы в IDEF3.

Рассмотренный выше процесс может быть представлен также в нотации ARIS PCD (Process Chain Diagram) - разновидности ARIS еЕРС. На рис. 2.38 показан бизнес-процесс обработки заявки клиента в нотации ARIS PCD. При описании этого процесса использованы все объекты, которые составляют процесс, по­казанный на рис. 2.37, но расположены они в виде столбцов таблицы. В пер­вом столбце представлены события и некоторые символы логики, во втором - функции, в третьем - входящие и исходящие документы, в четвертом - виды прикладного программного обеспечения, в пятом - должности сотрудников, задействованных в процессе. Такое представление процесса является более «стан­дартным». Оно лучше подходит для целей документирования процессов. Одна­ко представление в нотации ARIS PCD обладает существенным недостатком - его можно эффективно применять для простых (не более пяти-восьми функ­ций), желательно линейных, процессов. Сложные процессы с разветвленной логикой отображать при помощи нотаций ARIS PCD неудобно, что наглядно видно на рис. 2.38.

94_________________________________ ВВ. Репин. В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

Рис. 2.37. Пример модели процесса

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов_______________________________ 95

в нотации AR1S eEPC.

96____________________________ В.В, Репин, В.Г. Елиферов. Проц ессный подход к управлению

Рис. 2.38. Пример обработки

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов 9 7

заявки и нотации AR1S PCD.

98 В.В. Репин, В Г. Елиферов Процессный подход к управлению

Нотация AR1S Organizational Chart

Нотация ARIS Organizational Chan яа!яется одной ИЗ основных нотаций ARIS и предназначена для построения схем организационной структуры предприя­тия. Как правило, эта модель строится в начале проекта по моделированию бизнес-процессов. В модели отражаются существующие подразделения пред­приятия в виде иерархической структуры, как показано на рис.

Модель строится из объектов Organizational unit, Position, Internal person и др.

Заложенные в нотацию типы связей позволяют отразить различные виды от­ношений между объектами организационной структуры. В представленном на рис. 2.39 примере Предприятие управляется Директором, при этом используется тип связи is Organization Manager for. Иерархия подразделений строится при по­мощи связей типа is composed of. Кроме того, могут быть указаны должности - Position и фамилии реальных сотрудников, их занимающие - Internal person, тип связи occupies.

Кроме моделей иерархии подразделений, могут быть построены модели иерар­хии подчиненности в проектных командах, группах и т.д. Все отраженные в моделях объекты можно использовать в дальнейшем при формировании моде­лей бизнес-процессов. При построении сложных иерархических структур может быть применена декомпозиция, например, структуру подразделения возможно представить более детально.

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов_________________________________ 99

Предыдущая78910111213141516171819202122Следующая

Модель AS-IS – это модель «как есть», т.е. модель уже существующего процесса/функции. Обследование процессов является обязательной частью любого проекта создания или развития системы. Построение функциональной модели AS-IS позволяет четко зафиксировать, какие процессы осуществляются на предприятии, какие информационные объекты используются при выполнении функций различного уровня детализации.
На основе модели AS-IS достигается консенсус между различными этапами процесса по тому, «кто что сделал» и что каждый этап добавляет в процесс. Функциональная модель AS-IS является отправной точкой для анализа потребностей предприятия , выявления проблем и “узких” мест и разработки проекта совершенствования деловых процессов. Модель AS-IS позволяет выяснить, «что и как мы делаем сейчас» перед тем, как определить то, «что и как будет делаться завтра». Анализ функциональной модели AS-IS позволяет понять, где находится проблемная ситуация, в чем будут состоять преимущества новых процессов и каким изменениям подвергнется существующая структура организации процесса. Исследование необходимости реструктуризации (выявление и ликвидация недостатков) в существующих процессах достигается за счет применения декомпозиции (анализа), производящаяся даже там, где функциональность на первый взгляд является очевидной.

Функциональная модель AS-IS

Так, например, признаками неэффективности существующих процессов могут быть:

• бесполезные, неуправляемые и дублирующиеся функции;
• неэффективный документооборот (нужный документ не оказывается в нужном месте в нужное время);
• отсутствие обратных связей по управлению (на проведение функции не оказывает влияния ее результат), входу (объекты или информация используются нерационально) и т. д.

При создании модели AS-IS неопытным аналитиком может возникать достаточно распространенная ошибка — это создание идеализированной модели, особенно в том случае, когда модель создается под влиянием знаний (точки зрения) руководителя. Обычно руководитель знаком с тем, как предполагается выполнение функции по руководствам и должностным инструкциям и часто не знает, как на самом деле подчиненные выполняют требуемые функции. Поэтому могут создаваться модели, называемые SHOULD BE (как должно бы быть), и несущие ложную информацию и которую невозможно в дальнейшем использовать для анализа.